[Camp] Visite du site

Jeu 4 Aou 17:57:15 CEST 2016

Bonjour à tous,

J'aimerai apporter mon avis sur ces différents points.

I/ Le document de projet.
Il est logique qu'il demande cela même si vous estimez que c'est trop tôt pour faire ce genre de document. Je ne suis pas forcement d'accord.

Il est possible de commencer le document. L'objectif est d'(être/paraitre) sérieux.
Je vais essayer de faire un mini plan du document. J'y connais rien en HackerCamp etc. J'ai participé à aucun truc comme ça.
J'ai fait un PSES, des tétrachiés de conv de jeu et 3 hellfest, ça compte ?

## 1 - Pages de garde: Nom du projet, logo, date (prévisionnelle) du festival
## 2 - Descriptif de l'évènement (généralité):
Nous voulons organiser un hackerCamp, (définir un hackerCamp) à l'image de ceux qui existe ailleurs (données des exemples) mais à notre sauce (mettre vos idées pour
colorer ce hackerCamp). Le but ici est de vendre du reve. Il est important de présenter l'objectif d'un hackerCamp: rencontrer des gens qui font,réparent, bidouillent.
Aider le public à aborder la technologie d'une façon plus ludique ou plus concrète. Dépasser le stade d'utilisateur...

## 3 - Présenter l'équipe d'orga et vos méthodes d'organisations.
Il serait bien de rédiger cette partie comme une histoire avec des anecdotes sans en faire trop non plus.
Expliquer comment l'idée vous est venue et présenter l'équipe (le trio). Est-ce que vous avez créer une association, statut, date, siret ?

Exemple:
Foo et bar avaient envie d'aller à un hackerCamp mais c'était trop loin et cher, du coup, ils ont fait le leur.

Expliquer en quoi cela suit la philosophie du DIY/hacker/bidouilleur/Open Source/Logiciel Libre. Montrer que c'est la bonne période (à la mode) car il y a bcp de gens
parlent de ce genre de chose (chaine youtube, magazine, blog, l'essort des imprimantes 3D...)
Vous enchainez pour présenter les différentes méthodes pour l'organisation et la promo: la conf de PSES, la mailling liste (Le nombre de participants), les pads, irc,
le wiki ou whatever outil utilisé (donner les chemins d'acces).

Important: indiquer le succes de l'organisation, Après PSES on a eu XX personnes inscrites en plus sur la mailing liste.
Il est aussi important de penser que le lecteur du document ne sait pas forcement ce qu'est irc ou une mailing liste.

## 4 - Essayer de faire un planning macro du projet: (Il faut marquer ici ce qui vous semble raisonnable).

* Recherche de partenaires / sponsors, qui quand ? (si on ne veut pas de sponsor -> l'expliquer).
* Contacter vigil/secours/croix rouge/service d'ordre (c'est peut être inutile mais il faut montrer qu'on y pense).
* Gel des animations/intervenants.
* Annonce officielle des événements.
* Date de début du festival.
* Visite du site pour l'équipe etc..
* 2 semaines apres le Camp, réunion de débriefing..

Ce chapitre sert aussi à demander à l'orga du lieu les besoins qu'ils ont. Ils ont leurs échéances, les connaitre, c'est cool: Pour annuler il faut prévoir combien de temps à l'avance pour pas vous mettre dans le caca ? etc...

Il ne faut pas donner des dates précises mais plus une échelle de grandeur. Les taches qui peuvent être faite juste avant le début du camp, les trucs qui doivent être
fait bien avant.
Montrer le chemin critique (si possible): Si 6 mois avant l'évenement , on a pas les serviettes en papier recyclé, on arrete tout.
On est sérieux mais si cela échoue, vous aurez le temps de vous retourner.

## 5 - Pourquoi ce lieu ?

Ici, il faut expliquer votre choix sur ce lieu. En quoi, ce lieu est vraiment exceptionnel pour l'évènement.
Quel bénéfice (image/financier) le site peut espérer tirer de l'expérience. (Moi je n'avais jamais entendu parler du lieu, bon je ne suis pas de la région)
Donner une estimation de visiteurs en pondérant à cause de la nouveauté de la chose: (Dans d'autres pays ce genre d'évenement rassemblent XXXX personnes, il faut
prendre en considération ceci cela, donc nous basons nos espoirs sur environ XXXX. Quels facteurs peuvent poser problème pour la fréquentation ? Le prix, l'absence de parking, alignement de planetes.
Idéalement établir une fréquentation visée, un seuil de réussite, et un seuil d'équilibre.
C'est vos objectifs, (ils pourront être revus à la hausse ou baisse).

## 5 - Pourquoi vous pensez que cela va marcher ?
(il faut vendre le projet, faut montrer que vous y croyez, pas d'hésitation)
-Parler de l'absence d'événement de ce type cette année là ailleurs en europe.
-Expliquer en quoi le lieu est un gage du succes de ce Camp. [Montrez l'implication du Camp dans la réussite]
Caressez dans le sens du poils à propos du lieu. Expliquez l'impact sur le lieu. Est-ce que vous privatisez le lieu ?
Est-ce des personnes peuvent profiter du site sans etre du Camp ? Le logement ? la bouffe.
Sans rentrer dans des détails mais expliquez quelle entitée sera à la charge de chaque partie: Eux, Vous, un partenaire, un fournisseur.
Comment vous voyez la chose.

## 6 - Activités envisagées
Il est utile de lister les activités possibles (que vous aimeriez voir, je n'ai pas le lien vers le pad au taf. Du coup je ne peux pas donner d'exemple précis).
Apres la liste, une matrice de choix serait pas mal.
Pour chaque activité:
-Un nom clair
-Une catégorie ou un theme si applicable ( Informatique, jardinage, Kit de survie d'invasion zombie, Enfant friendly, famille friendly...)
-Une description de l'objectif de l'activité: Montrer l'usage d'une Imprimante 3D, Dessiner son circuit imprimé, faire son pain, conférences... (pas besoin de s'attarder sur la forme de l'activités).
-Mettre le matériel (probablement) nécessaire pour identifier les risques (électrocution, feu, vol... )
-Le nombre de participant Max-Min en même temps (une fourchette à la grosse).
-Quelle méthode pour participer: est-ce que les premiers arrivés premiers servis (FIFO) ? inscription à l'avance. C'est important pour imaginer les déplacements de
foule. Si FIFO, il y a des risques que les gens courrent ?
-Nombre d'animateurs (type d'animateur: aucune exigence, BAFA, parent obligatoire...)
-Age mini

Si vous prévoyez des taches pour enfants bien identifier les places disponibles et potentiellement des bénévoles qui peuvent gérer cela (si les parents peuvent être
libre).
Bien préciser que cette liste évolura en fonction des idées de l'équipe d'orga et des contraintes matérielles.
Mettre à jour le document permettra d'en faire un dossier de presse.

Donner des indications assez large permet de justifier la visite du site. Car vous manquez de données affiner vos estimations.

## 7 - Conclusion
Finir sur les actions à prendre, et les prochaines échéances. Si vous attendez des réponses de sa part, remettre les questions.
Bien sur, envoyer le document en PDF. Moins de problème de compatibilité (Captain Obvious).

II/ La visite
Pour la visite du site, je pense que c'est une bonne idée. Il faut éventuellement avoir le plus de données possibles: Nom des lieux, photo des lieux,
Taille, temps depuis l'entrée, accessibilités des toilettes et autres facilités, végétations, parking, Espace de livraison, prise électrique.
Cela fait bcp de chose à voir vous n'aurez pas tout mais le mieu est d'avoir le plus possible.
J'espère que je n'ai pas dit trop de connerie hors sujet.
@vous.

Renaud Guezennec
Responsable du projet: Rolisteam (http://www.rolisteam.org)

3 août 2016 17:56 "Fanny Lalleman via Camp"  a écrit:
Bonjour à toutes et à tous,
Pour le point le plus urgent : La visite sur site.
Le principal frein vient des gestionnaires, en particulier celui avec qui on est en contact, qui souhaite avoir de notre part des éléments comme un cahier des charges ou un projet rédigé. Je vous fait part de son mail :
Je suis un peu embarrassé par votre demande. A la fois je comprends tout à fait l’intérêt de découvrir le site de manière physique, concrète et pragmatique, à la fois je trouve que nous anticipons sans même formulation d’un avant projet. En ce qui concerne l’élaboration de grandes manifestations à SITE CAMP, je tiens vraiment à instaurer un certain nombre de de précautions d’usage afin de ne faire perdre de temps à personne...
- parler le même language
- vivre les même timings
- préparer le terrain politique
- évaluer de pied en cape le projetJusque là, c'est principalement moi qui ait eu des échanges avec lui par mail et par téléphone, mais si vous voulez vous y frôter ça sera sans problème.
Pour l'instant, nous n'avons pas vraiment avancé sur un projet "rédigé", ce qui n'est pas étonnant vu que nous sommes au tout début. Juste quelques éléments pour imaginer le projet avec le groupe d'orga du début (Marine, Marc & Fo0).
Une visite du site est toujours possible mais de façon informelle, sans voir ça avec les gestionnaires du site. Seule contrainte, l'entrée du lieu est payante.
La question qui se pose est donc : est-ce que nous organisons tout de même une visite sur place en août ?
Visite ou pas : se voir tous et toutes ensemble un peu plus tard ?
@+
 Fanny
-------------- section suivante --------------
Une pièce jointe HTML a été nettoyée...
URL: <http://lists.tetaneutral.net/pipermail/camp/attachments/20160804/64a566fb/attachment.html>